Częstochowski lider e-commerce dobrze zna się na nośnikach danych, bo sprzedaje je od prawie 20 lat. Tym bardziej cieszymy się z naszej współpracy, która pomaga zabezpieczyć dane milionów klientów x-komu.
WYZWANIA
Firma x-kom jest błyskawicznie rozwijającym się, wiodącym przedstawicielem rynku e-commerce w Polsce. Co za tym idzie – firma produkuje coraz więcej danych, akt i dokumentów. Nasza współpraca rozpoczęła się od harmonogramowej usługi comiesięcznych odbiorów dokumentacji papierowej ze wszystkich salonów x-kom w Polsce. Firma posiada 44 bezpieczne pojemniki na dokumenty, które rotacyjnie wymieniamy. Przekazywana dokumentacja jest bezpiecznie niszczona w naszych oddziałach. Z czasem x-kom stanął przed nowymi wyzwaniami:
- znacznym wzrostem liczby cyfrowych nośników danych przeznaczonych do zniszczenia,
- brakiem odpowiedniego zaplecza do bezpiecznego przechowywania nośników w poszczególnych oddziałach firmy,
- koniecznością systematycznego odbioru dysków oraz trwałego i w pełni bezpiecznego ich niszczenia, zgodnego z obowiązującymi normami.
ROZWIĄZANIE
Opracowaliśmy wspólnie z x-komem program wdrożenia nowego procesu gromadzenia, odbioru i bezpiecznego niszczenia cyfrowych nośników informacji oraz wypracowaliśmy korzystne warunki finansowe.
- Nośniki danych przeznaczone do zniszczenia są regularnie wysyłane z oddziałów x-kom do centrali firmy i tam oczekują na odbiór w bezpiecznych pojemnikach zapewnionych przez Rhenus Office Systems Poland.
- Nasi pracownicy co miesiąc, zgodnie z harmonogramem, odbierają z centrali pojemniki z dyskami. W celu zapewnienia najwyższych standardów bezpieczeństwa, klient przygotowuje listę zawierającą numery seryjne poszczególnych dysków przekazanych do utylizacji.
- Dyski trafiają do profesjonalnych niszczarni Rhenus Office Systems, które posiadają wydzielone strefy dostępu dla upoważnionych pracowników, są całodobowo monitorowane i chronione.
- Pracownicy Rhenus Office Systems Poland przed zniszczeniem każdego dysku weryfikują jego numer seryjny z listą przekazaną przez klienta. W razie potrzeby zgłaszają opiekunowi kontraktu ze strony x-kom ewentualne błędy czy niezgodności.
- Nośniki są niszczone mechanicznie, zgodnie z normą ISO 21964.
REZULTATY
X-kom w ramach kompleksowej usługi niszczenia cyfrowych nośników danych, których dalsze przechowywanie nie jest już konieczne, uzyskuje szereg efektów.
- Regularne odbiory dysków do niszczenia pozwalają spełnić wymogi RODO związane z koniecznością niszczenia nośników danych, których okres przechowywania minął.
- Bezpieczeństwo i rzetelność przy niszczeniu dysków – zasada podwójnego sprawdzania numerów seryjnych wykluczająca pomyłki i przypadkowe zniszczenie dysków z aktualnymi danymi.
- Utrzymanie porządku i zmniejszenie przestrzeni magazynowej, w której gromadzone były zbędne dokumenty i nośniki danych cyfrowych.
DODATKOWE KORZYŚCI, KTÓRE DOSTRZEGA KLIENT TO:
W 2020 roku przekazaliśmy Rhenus Office Systems 1552 dyski HDD i SSD. Współpraca z Rhenus Office Systems daje nam przede wszystkim spokój. Nie musimy się martwić o bezpieczeństwo niepotrzebnych nam już danych, bo mamy pewność, że zostały one zutylizowanie zgodnie z najwyższymi standardami. Nie ma tu absolutnie żadnego ryzyka zagubienia bądź niewłaściwego przechowywania danych.
Konrad Mroczek (Specjalista ds. bezpieczeństwa i ochrony w x-kom)